ZOETERWOUSSIES
MotorVriendenGroep
Statuten en Huishoudelijk Reglement
Zoeterwoussies MotorVriendenGroep is op 01 januari 2020 opgericht en staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 76900142.
STATUTEN
NAAM EN ZETEL
Artikel 1
De vereniging draagt de naam Zoeterwoussies MotorVriendenGroep en is
gevestigd op Marshallplein 8, 2286 LM te Rijswijk.
DUUR
Artikel 2
De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd waarbij het verenigingsjaar
samenvalt met het kalenderjaar.
DOEL
Artikel 3
De vereniging stelt zich ten doel
a) gezamenlijk met plezier het motorrijden te beoefenen;
b. de belangen van het motorrijden in het algemeen en die van haar leden in het
bijzonder, voor zover deze met motorrijden verband houden, te behartigen;
c. onder haar leden een vriendschapsband te vormen en te onderhouden. Zij
tracht dit doel te bereiken door wettige middelen en in het bijzonder door:
1) het houden van clubtochten, toerritten in clubverband, het deelnemen aan
ritten uitgeschreven door andere motorclubs, de KNMV of andere motorbelangenverenigingen;
2) het organiseren van andere evenementen op motorgebied;
3) het organiseren van een jaarlijkse buitenland motorvakantie.
LIDMAATSCHAP
Artikel 4
De vereniging kent A-leden, B-leden, aspirant-leden, senior leden, ereleden en donateurs.
a. A-leden zijn zij, die in overeenstemming met het bepaalde in artikel 5, als zodanig zijn toegelaten;
b. B-leden zijn zij, die als levenspartner of kind van een A-lid, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 5 als zodanig zijn toegelaten;
c. Aspirant-leden zijn zij die schriftelijk hebben kenbaar gemaakt als A-lid of B-lid te willen worden toegelaten en in afwachting zijn van een besluit hierover door het bestuur;
d. Senior leden zijn zij die de leeftijd van 65 hebben bereikt.
d. Ereleden worden op voorstel van het bestuur, dan wel op schriftelijk verzoek van tenminste 3 leden, door de algemene vergadering benoemd. Voor de benoeming is een meerderheid vereist van 2/3 van de uitgebrachte stemmen;
e. Donateurs zijn zij die de vereniging steunen met een (jaarlijkse) bijdrage. Donateurs hebben geen rechten en plichten binnen de vereniging.
Artikel 5
a. Het lidmaatschap is persoonlijk. Over de toelating van een lid beslist het
bestuur op een daartoe schriftelijk bij het bestuur ingediend verzoek;
b. De namen van de nieuwe leden worden periodiek binnen de vereniging op de website
gepubliceerd;
c. A-leden dienen in het bezit te zijn van een geldig motorrijbewijs en een
motor;
d. B-leden rijden niet zelf en zijn levenspartner of kind van een A-lid. Zij
hoeven derhalve niet in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs en motor;
e. Na uiterlijk 3 maanden wordt het aspirant-lidmaatschap stilzwijgend omgezet
in een A- of B-lidmaatschap, tenzij het bestuur anders beslist.
EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP
Artikel 6
Het lidmaatschap eindigt door:
a. opzegging door het lid;
b. opzegging namens de vereniging;
c. ontzetting uit het lidmaatschap;
d. overlijden van het lid.
Sub a:
Opzegging van het lidmaatschap door het lid geschiedt door een schriftelijke of
digitale kennisgeving welke voor 1 december van het jaar in het bezit van de
secretaris moet zijn. De secretaris van de vereniging is verplicht de ontvangst
van deze kennisgeving binnen 14 dagen schriftelijk of digitaal te bevestigen.
Indien de opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap
door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur
anders beslist of van het lid redelijkerwijs niet verlangd kan worden het
lidmaatschap te laten voortduren.
sub b:
Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging geschiedt door het
bestuur indien redelijkerwijs van de vereniging niet verlangd kan worden het
lidmaatschap te laten voortduren.
sub c:
Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken door het
bestuur wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van
de vereniging handelt, de vereniging op onredelijke wijze benadeelt of de
algemeen geldende fatsoensnormen overtreedt. Het betrokken lid wordt zo spoedig
mogelijk van het ontzettingbesluit, met opgave van redenen, in kennis gesteld.
Het betrokken lid staat binnen 1 maand na ontvangst van de kennisgeving van het
besluit schriftelijk beroep op de eerstvolgende algemene leden vergadering
(ALV) open. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid
geschorst. De ALV beslist op het beroep met een meerderheid van tenminste 2/3
van het aantal uitgebrachte geldige stemmen.
sub d:
Wanneer het lidmaatschap in de loop van enig verenigingsjaar ongeacht de
reden of oorzaak eindigt, blijft niettemin de jaarlijkse bijdrage voor het
geheel door het lid verschuldigd tenzij het bestuur anders besluit.
FINANCIEN
Artikel 7
De financiën van de vereniging bestaan uit contributies van de leden, (toevallige) baten en donaties. Leden betalen jaarlijks contributie. Bij toetreding van een lid gedurende het contributiejaar wordt de contributie naar rato voldaan . De hoogte van de contributie bedraagt € 25,- voor A-leden en € 10,- voor B- leden. Aspirant-leden betalen tot aan het besluit van het bestuur geen contributie. De contributie wordt jaarlijks bij- en vastgesteld door de ALV.
In het geval de vereniging beschikt over een eigen huisvesting is een maandelijkse contributie van toepassing. De hoogte van de maandelijkse contributie bedraagt € 25,- voor A-leden en € 10,- voor B- leden en Seniorleden. Van donateurs wordt een minimale jaardotatie van € 50,- verwacht.
BESTUUR
Artikel 8
a. Het bestuur bestaat
minimaal uit 3 en maximaal 5 leden: een voorzitter (1) (president), een
vice-voorzitter (vice-president) (4), een secretaris (secretary) (2), een
penningmeester (treasurer) (3) en administrateur (back-office) (5);
b. De bestuurders worden door de algemene vergadering uit de leden gekozen.
c. De algemene vergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij
termen daartoe aanwezig acht. Voor een daartoe strekkend besluit is een
meerderheid vereist van tenminste 2/3 van het aantal leden;
d. De bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun ontslag te nemen, mits
dit schriftelijk geschiedt met een opzeggingstermijn van tenminste 3 maanden;
e. De bestuursleden treden af volgens een bij huishoudelijk reglement op te
maken rooster.
Artikel 9
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Alle bestuurders
gezamenlijk, alsmede de voorzitter en de secretaris gezamenlijk, zijn bevoegd
de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen. De bestuursleden kunnen
zich daarbij door een schriftelijk gemachtigde doen vertegenwoordigen.
Artikel 10
De President is het hoofd van de vereniging. De Vice-President zal, in het
algemeen, de President assisteren en zijn taken overnemen tijdens diens
afwezigheid.
De Secretary is verantwoordelijk voor de notulen van de vergaderingen en voor
het veilig bewaren van alle verslagen en andere documenten van de vereniging.
De Treasurer zal een accurate boekhouding voeren. Bij elke vergadering zal de
Treasurer een financieel verslag overleggen met daarin de balans en alle gedane
transacties sinds de laatste vergadering. De Backoffice is verantwoordelijk
voor het ledenbestand, de website en FB-site en zal, indien nodig, de Secretary
ondersteunen.
Artikel 11
Voor het beschikken over een bank- en girosaldi tot een bedrag € 250,- is de
handtekening van de penningmeester voldoende. Voor het beschikken over een
bedrag van meer dan € 250,- is de handtekening van de penningmeester en
voorzitter vereist.
Artikel 12
Voor het aangaan van geldleningen, alsmede voor het kopen, vervreemden,
bezwaren, huren of verhuren van onroerende goederen, voor overeenkomsten
waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt,
zich tot zekerheidsstelling voor de schuld van een derde verbindt, alsmede voor
het aan gaan van overeenkomsten, waarvan de duur die van een jaar overschrijdt,
behoeft het bestuur de machtiging van de algemene leden vergadering.
ALGEMENE LEDEN VERGADERING (ALV)
Artikel 13
a. Binnen 3 maanden na afloop van elk boekjaar wordt een algemene leden
vergadering, de jaarvergadering, gehouden. Het bestuur brengt in deze
vergadering zijn jaarverslag uit en legt, onder overlegging van de nodige
bescheiden, verantwoording af over het door haar in het afgelopen boekjaar
gevoerd bestuur;
b. De ALV benoemt jaarlijks, doch uiterlijk 30 dagen voor de jaarvergadering,
een kascommissie van tenminste 2 leden, die geen deel mogen uitmaken van het
bestuur, tot onderzoek van de rekening en verantwoording over het lopend, laatst
verstreken boekjaar. De kascommissie brengt op de jaarvergadering verslag uit
van haar bevindingen;
c. Het bestuur is verplicht aan de kascommissie alle door haar gewenste
inlichtingen te verstrekken, haar desgewenst de kas en waarden van de
vereniging te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te
geven;
d. Indien goedkeuring van de rekening en verantwoording wordt geweigerd,
benoemt de ALV een andere kascommissie, bestaande uit tenminste 2 leden, welke
een nieuw onderzoek doet naar de rekening en verantwoording. Deze kascommissie
heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder genoemde kascommissie. Binnen een
maand na de benoeming brengt zij aan de ALV verslag uit van haar bevindingen.
Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd, dan neemt de ALV al die maatregelen
welke door haar in het belang van de vereniging nodig geacht worden.
Artikel 14
a. De ALV worden bijeengeroepen door het bestuur, met inachtneming van een
termijn van 4 weken. De uitnodiging voor de ALV geschiedt door een aan alle
leden te zenden schriftelijke of digitale mededeling;
b. Behalve de in artikel 13 bedoelde jaarvergadering zullen ALV’s worden
gehouden zo vaak het bestuur wenselijk acht, alsmede zo vaak dit, schriftelijk
en met opgave van de te behandelende onderwerpen, wordt verzocht door tenminste
de helft van alle stemgerechtigde leden;
c. Na ontvangst van een verzoek als in lid b bedoeld, is het bestuur verplicht tot
bijeenroeping van een ALV op een termijn maximaal 4 weken. Indien aan het
verzoek tot bijeenroeping binnen 14 dagen, nadat dit door het bestuur werd
ontvangen, geen gevolg wordt gegeven, zullen de verzoekers zelf tot de
bijeenroeping kunnen overgaan op de wijze waarop het bestuur de algemene
vergadering bijeenroept.
Artikel 15
a. Alle A-leden, B-leden en ereleden hebben toegang tot de ALV en hebben daar
ieder 1 stem. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. Aspirant-leden en donateurs hebben toegang tot de
vergadering en geen stemrecht, wel spreekrecht. Geschorste leden en niet-leden
hebben geen toegang tot de vergadering;
b. Een eenstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een
vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen,
dezelfde kracht als een besluit van de ALV. Een dergelijk besluit wordt door de
secretaris aangetekend in het notulenboek, terwijl er melding van wordt gemaakt
tijdens de eerstvolgende ALV;
c. Stemming over zaken geschiedt mondeling cq bij handopsteking. Stemming over
personen geschiedt schriftelijk. Het aannemen van voorstellen per acclamatie is
mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter;
d. Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte
meerderheid der uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten niet anders
bepalen. Bij staking van de stemmen wordt de vergadering geschorst. Na de
schorsing wordt het voorstel opnieuw ter stemming gebracht. Staken dan weer de
stemmen, dan wordt het voorstel aangehouden tot een volgende vergadering.
Staken dan wederom de stemmen dan is het voorstel verworpen;
e. Bij stemming over personen is hij of zij gekozen die de volstrekte
meerderheid van de uitgebrachte stemmen heeft verkregen. Indien niemand die
meerderheid heeft gekregen wordt een tweede stemming gehouden tussen die
personen, die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben gekregen
en is hij of zij gekozen die bij de tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte
stemmen heeft verkregen. Indien bij een tweede stemming de stemmen staken,
beslist het lot. Onder stemmen wordt verstaan geldig uitgebrachte stemmen,
zodat niet in aanmerking komen blanco stemmen en niet (met de naam van het
stemmend lid) ondertekende stembiljetten;
f. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel dat een besluit
is genomen, is beslissend. Indien echter onmiddellijk na het uitspreken van dit
oordeel de juistheid daarvan wordt betwist, vindt een nieuwe stemming plaats
indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming
niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit
verlangt.
Artikel 16
a. De voorzitter van het bestuur leidt de vergadering. Bij zijn afwezigheid of
ontstentenis zal één van de andere bestuurders als leider van de vergadering
optreden;
b. Van het ter ALV behandelde wordt door de secretaris of een door de
voorzitter aangewezen lid van de vereniging, notulen gehouden.
WIJZIGING STATUTEN
Artikel 17
a. Wijziging van de statuten kan slechts plaats hebben na een besluit van de
ALV waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daarin wijzigingen van de
statuten zouden worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige
vergadering moet tenminste 4 weken bedragen;
b. Zij, die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een
voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste 5 dagen voor de
dag van de vergadering een afschrift van dit voorstel, waarin de voorgestelde
wijziging(en) woordelijk is (zijn) opgenomen, schriftelijk of per e-mail aan
alle leden hebben verstrekt.;
c. Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten door besluit
daartoe van de ALV genomen met tenminste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte
stemmen in een vergadering waarin ten minste 2/3 van alle leden aanwezig is;
d. Bij gebreke van het quorum kan ongeacht het aantal ter vergadering aanwezige
leden tot wijziging worden besloten op een volgende, tenminste 14 dagen, doch
uiterlijk 4 weken na de eerste te houden vergadering, met een meerderheid van
2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
ONTBINDING EN VEREFFENING
Artikel 18
a. De vereniging wordt ontbonden door een besluit daartoe van de ALV genomen
met tenminste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering
waarin ten minste 2/3 van alle leden aanwezig is;
b. Bij gebreke van het quorum kan ongeacht het aantal ter vergadering aanwezige
leden tot ontbinding worden besloten op een volgende, tenminste 14 dagen, doch
uiterlijk 4 weken na de eerste te houden vergadering, met een meerderheid van
2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen;
c. Bij de oproeping tot de in lid 1 en 2 van dit artikel bedoelde vergaderingen
moet worden medegedeeld dat op de vergadering zal worden voorgesteld de
vereniging te ontbinden. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering
moet tenminste 4 weken bedragen;
d. Indien bij een besluit tot ontbinding, geen vereffenaars zijn aangewezen,
geschiedt de vereffening door het bestuur;
e. Een eventueel batig saldo zal worden aangewend voor een door de ALV te
bepalen doel;
f. Na ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot
vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de
bepalingen van de statuten en reglementen, voor zover mogelijk, van kracht. In
stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten aan haar naam
worden toegevoegd de woorden: “in liquidatie”.
HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 19
a. De ALV kan in het huishoudelijk reglement nadere regels geven omtrent het
lidmaatschap, het bedrag en de wijze van heffing van contributies, de
werkzaamheden van het bestuur, de vergaderingen, de wijze van uitoefening van
het stemrecht en alle verdere onderwerpen waarvan de regeling haar gewenst
voorkomt;
b. Wijziging van het huishoudelijk reglement kan geschieden bij besluit van de
ALV met een meerderheid van 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen,
indien dit schriftelijk wordt verzocht door tenminste 1/3 van de leden van de
vereniging of op voorstel van het bestuur;
c. Het huishoudelijk reglement zal geen bepalingen mogen bevatten die afwijken
van of in strijd zijn met de statuten of de wet, tenzij de afwijking door de
statuten of de wet wordt toegestaan.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 1
Bestuursleden treden af aan het eind van het tweede jaar na hun benoeming en
wel volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Aftredende
bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Bij het ontstaan van een tussentijdse
vacature wordt daarin voorzien op de eerstvolgende ALV. Bij ontstentenis van de
voorzitter kiezen de overige bestuursleden uit hun midden een waarnemend
voorzitter. De opvolgend bestuurder neemt, ten aanzien van de periodieke
aftreding op het rooster, de plaats in van zijn voorganger. De verkiezingen
hebben plaats in de ALV die zo mogelijk in de eerste 3 maanden van het
kalenderjaar wordt gehouden.
Artikel 2
De voorzitter (President) leidt de vergaderingen van het bestuur en de ALV. Hij
regelt de volgorde van behandeling van de zaken die op de vergadering afgedaan
moeten worden en hij zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten
en in het huishoudelijk reglement. De voorzitter verleent het woord aan de
sprekers en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen dan wel het
woord te ontnemen. Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle
vergaderingen.
Artikel 3
De secretaris (Secretary) voert de correspondentie van de vereniging, van de
uitgaande stukken behoudt hij een kopie. Relevante inkomende stukken worden
gearchiveerd. De notulen van de vergaderingen worden, na goedkeuring,
ondertekend door de voorzitter en secretaris en gearchiveerd. De secretaris
houdt een presentielijst bij van de leden die op de vergadering aanwezig zijn.
De secretaris zorgt voor de verzending van stukken van ALV’s en
bestuursvergaderingen. Ter gelegenheid van de jaarvergadering stelt hij een
verslag samen omtrent de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt, na
goedkeuring door het bestuur, in de ALV aan de orde gesteld.
Artikel 4
De penningmeester (Treasurer) draagt de verantwoording voor de financiën van de
vereniging die onder zijn berusting zijn. De invordering van de contributies is
aan hem opgedragen. Voor het doen van uitgaven die de som van € 250,- te boven
gaan en voor het aangaan van verbintenissen die de vereniging voor een bedrag
dat bovengenoemde som te boven gaat kunnen verbinden, dient de voorzitter van
de vereniging mede te tekenen. Hij is belast met het behoorlijk bijhouden van
het kasboek en hij legt ter gelegenheid van de algemene vergadering volledig
rekening en verantwoording af onder overlegging van bescheiden met betrekking
tot de ontvangsten en uitgaven in het afgelopen jaar. De bescheiden zijn vooraf
door de kascommissie aan een onderzoek onderworpen. Goedkeuring door de ALV
wordt beschouwd als een decharge van de penningmeester voor zijn beheer over de
geldmiddelen over het afgelopen jaar.
Artikel 5
Het bestuur kan zich laten bijstaan door en kan bepaalde taken delegeren aan
een daartoe door haar ingestelde commissie. Voor de handelingen van deze
commissie draagt het bestuur de verantwoording.
Artikel 6
Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het
beëindigen van hun functie de onder hun berusting zijnde stukken met betrekking
tot door hen ondernomen activiteiten ten behoeve van de vereniging aan het
bestuur af te dragen.
Artikel 7
Personen die als lid van de vereniging wensen te worden toegelaten dienen een
daartoe strekkend verzoek te richten aan de secretaris van het bestuur. Vanaf
dat moment heeft betreffende persoon de status Aspirant-lid. De secretaris
stelt het bestuur van dit verzoek in kennis. Het bestuur beslist binnen 4 weken
over de toelating tot het aspirant-lidmaatschap. Het bestuur is niet gehouden
een weigering tot toelating te motiveren. De secretaris stelt binnen 2 weken na
het bestuursbesluit, het aspirant-lid schriftelijk of per e-mail daarvan in
kennis. Zonder tegenbericht wordt het aspirant-lidmaatschap na 3 maanden stilzwijgend
omgezet in een A- of B-lidmaatschap.
Artikel 8
De leden betalen jaarlijks een contributie. Mocht de vereniging over een eigen huisvesting beschikken
dan wordt een maandelijkse contributie betaald. De hoogte van de
contributie wordt door de ALV vastgesteld.
Artikel 9
Het bestuur is bevoegd om leden die niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen
voldoen, uit te sluiten van deelname aan activiteiten van de vereniging. Indien
leden na 2 schriftelijke of digitale verzoeken niet binnen 4 weken aan hun
betalingsverplichting voldoen, zal het lidmaatschap eenzijdig worden opgezegd.
Artikel 10
Het is niet-leden toegestaan, met instemming van het bestuur, maximaal 2 maal
als gastrijder deel te nemen aan een verenigingsactiviteit. Na 2 maal dient
betreffende persoon te besluiten of een aspirant-lidmaatschap wordt
aangevraagd. Indien betreffende persoon niet overgaat tot aanvraag van het
lidmaatschap, is deze van toekomstige verenigingsactiviteiten uitgesloten.
Artikel 11
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij enig geschil omtrent de
toepassing daarvan beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, welke
beslissing in de eervolgende ledenvergadering door de vergadering dient te
worden bekrachtigd, in andere gevallen de algemene vergadering.
Het bestuur is niet aansprakelijk voor welk evenement dan ook. Deelname aan activiteiten geschiedt altijd geheel op eigen risico.
Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering te Zoeterwoude op dd. 01-01-2020